CÔNG TY LUẬT TNHH MINH DŨNG

1. Khái niệm và giá trị pháp lý của bản sao y công chứng

Trong hoạt động hành chính và giao dịch dân sự, cụm từ “bản sao y công chứng” hay “bản sao chứng thực” được sử dụng rất phổ biến. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao được chứng thực có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phải nộp bản chính để đối chiếu.

Như vậy, bản sao y công chứng không tạo ra giá trị pháp lý mới, mà chỉ xác nhận tính “trung thực” giữa bản sao và bản chính.

2. Pháp luật có quy định thời hạn hiệu lực của bản sao y công chứng không?

Một câu hỏi thường gặp là: “Bản sao y công chứng có giá trị trong bao lâu?”

Theo quy định hiện hành, Nghị định 23/2015/NĐ-CP (vẫn đang có hiệu lực) không quy định thời hạn hiệu lực cụ thể của bản sao chứng thực. Điều đó có nghĩa là bản sao y công chứng không tự động hết hạn theo thời gian.

Tuy nhiên, giá trị sử dụng của bản sao y phụ thuộc vào giá trị pháp lý của bản chính. Nếu bản chính vẫn còn hiệu lực, chưa bị thu hồi, hủy bỏ, thay đổi nội dung thì bản sao chứng thực từ bản chính đó vẫn có giá trị sử dụng.

Ví dụ: Bản sao chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh vẫn có giá trị khi thông tin trong bản chính chưa thay đổi. Nếu doanh nghiệp đã cập nhật thông tin mới tại Phòng Đăng ký kinh doanh, thì bản sao cũ sẽ không còn phù hợp.

3. Thực tế áp dụng: vì sao một số nơi vẫn yêu cầu “bản sao công chứng trong 6 tháng”?

Dù pháp luật không quy định thời hạn, nhưng trên thực tế, nhiều cơ quan, đơn vị, đặc biệt trong lĩnh vực tuyển dụng, hồ sơ hành chính hoặc ngân hàng, thường yêu cầu “bản sao công chứng trong thời hạn 6 tháng”.

Lý do là:

• Để đảm bảo thông tin trong bản sao vẫn còn cập nhật, chính xác so với bản chính (ví dụ: hộ khẩu, giấy đăng ký xe, giấy tờ cá nhân… có thể đã thay đổi).

• Một số quy định chuyên ngành (ví dụ: trong đấu thầu, hồ sơ hành chính, hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học) cho phép cơ quan tiếp nhận quy định thêm thời hạn của giấy tờ để phục vụ công tác quản lý.

Như vậy, “thời hạn 6 tháng” chỉ là quy ước hành chính chứ không phải quy định pháp luật mang tính bắt buộc.

4. Doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý gì khi sử dụng bản sao y công chứng?

• Kiểm tra tình trạng của bản chính: nếu bản chính đã bị thay đổi, thu hồi, hoặc hết hiệu lực, thì bản sao công chứng tương ứng cũng không còn giá trị.

• Tôn trọng yêu cầu của bên tiếp nhận hồ sơ: trong trường hợp cơ quan, tổ chức yêu cầu bản sao công chứng không quá 6 tháng, nên tuân thủ để tránh bị trả hồ sơ.

• Lưu trữ hợp lý: nên bảo quản bản sao y công chứng cẩn thận, tránh rách nát, tẩy xóa, vì theo khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao chứng thực bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị sử dụng.
   

5. Kết luận

Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn hiệu lực của bản sao y công chứng. Giá trị của bản sao phụ thuộc vào hiệu lực của bản chính. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều cơ quan vẫn áp dụng quy định nội bộ yêu cầu bản sao y công chứng trong vòng 3 đến 6 tháng để đảm bảo tính cập nhật thông tin.

Vì vậy, để hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, cá nhân và doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận và chủ động sao y lại khi cần thiết, đặc biệt khi hồ sơ phục vụ các thủ tục hành chính quan trọng như: đăng ký doanh nghiệp, đấu thầu, hoặc giao dịch ngân hàng.

----------------------------------------

⚖ Công ty Luật TNHH Minh Dũng ⚖

Địa chỉ: 16TM1-5 Khu đô thị The Manor Central Park, đường Nguyễn Xiển, phường Định Công, thành phố Hà Nội.

Số điện thoại: 0936.018.199 (LS. ThS. Lê Duy Hà)

Website: https://luatminhdung.com

Email: minhdunglawfirm@gmail.com